تعددت المسميات ولكن المفهوم والهدف واحد لم يتغير … فالكثير مننا وقع على أسماعه مصطلحات ومفاهيم مُتعددة مثل متابعة الصادر والوارد، متابعة المعاملات، متابعة المهام، أو متابعة سير العمل. فكل هذه المفاهيم رغم تعددها ، إلا إنها تُشير في الأساس إلي شئ واحد ألا وهو الأرشفة الالكترونية أو برامج إدارة الوثائق.
فمن الممكن أن تختلف برامج إدارة الوثائق في طريقة تشغيلها ووظائفها المحددة، ولكن في النهاية تشترك جميعها في الهدف الأساسي وهو إدارة الوثائق ومتابعة سير العمل بشكل إحترافي يُثمر عنه إنتاجية عمل بجودة وكفاءة عالية.
فالأرشفة سواء أكانت أرشفة الكترونية أو أرشفة ورقية فهي تلك العملية التي تهدف إلي حفظ وتصنيف المستندات وذلك لسهولة الوصول إليها وفهرستها وكذلك استرجاعها عند الحاجة. فهذا، بالطبع يؤثر على إنتاجية العمل وكفاءته وكذلك زيادة الأرباح وذلك نتيجة تقليل استخدام الأوراق وتوفير تلك التكلفة المُهدرة.
والجدير بالذكر أيضاً، أن عملية الأرشفة الإلكترونية تتم من خلال وضع وسوم أو وصوف خاصة بكل ملف الكتروني تم حفظه وذلك لسهولة الوصول إلي الملفات عند تخزينها وتميز كل ملف عن الآخر.
علاوة على ذلك، يُمكن القول بأن أي نظام خاص بالمؤسسات وإدارتها، يجب أن يتوافر فيه العديد من الخصائص الهامة التي تتعلق بالحماية وإعطاء الصلاحيات اللازمة للافراد المخول لهم فقط الاطلاع على تلك المستندات والوثائق الهامة. فهذا يضمن الحفاظ على المستندات وسريتها بالإضافة إلي مراقبة سير المعاملات ومعرفة من قام بالاطلاع على وثيقة بعينها ومن قام بعمل تعديل ما.
ومن هنا ظهرت الحاجة إلي نظام آخر متكامل لربط عمليات الارشفة وبرامج إدارة الوثائق، لهذا ظهر تطبيق مؤسسي آخر يُسمى “تطبيق إدارة موارد المؤسسات” والذي يحوي كل المعلومات التي تتعلق بالموظفين وتاريخهم.
يُمكن التنويه على أن تاريخ برامج إدارة الوثائق يرجع إلي الثمانينات. ففي الأونة الأخيرة أصبحت مثل هذه البرامج من الأساسيات التي يجب توافرها في أي مؤسسة عمل وذلك لتوفير الكثير من الوقت والجهد وكذلك ضمان كفاءة العمل وزيادة الإنتاج.
سير العمل هو تلك الخطوات والأحداث والأنشطة اليومية الروتينية التي تتم وذلك لإدارة العديد من الأعمال ومهام العمل. لهذا، ظهرت الحاجة إلي التحول إلي العالم الإلكتروني وتطبيق ذلك علي خطوات العمل. فظهر مفهوم جديد وهو مايُعرف بإسم حلول إلكترونية مُتعلقة بسير العمل وكفاءته.
فحلول سير العمل هي تلك الحلول التي تُستخدم لرصد ومراقبة جميع العمليات والوظائف والمهام التي تحدث أثناء يوم العمل الطبيعي. فهي بمثابة دور الوسيط بين التنفيذيين وصانعي القرارت.
وفي الأسطر القليلة القادمة، سوف نعرض كل الجوانب المُتعلقة بحلول سير العمل الإلكترونية وفوائدها ومدي أهميتها في تحسين كفاءة العمل.
من الضروري إستخدام كافة الطُرق والأساليب المُتاحة التي تُساهم في تحسين كفاءة العمل. لهذا، فإن حلول سير العمل الإلكترونية تُعتبر من أحد أهم هذه التقنيات التي تُساعد في إدارة الأعمال وتحسين كفاءتها.
مواكبة منتجانتا على الدوام. أدخل البريد الإلكتروني الخاص بك، والاشتراك في النشرة الإخبارية لدينا.
