العلاقة بين إدارة السجلات وتحسين كفاءة العمل

لقد شاع تداول مصطلح “إدارة السجلات” في الآونة الأخيرة في مجال إدارة الأعمال، التكنولوجيا، وعالم الانترنت. فقبل الحديث عن أهمية إدارة السجلات ومدى تأثيرها على كفاءة الإنتاج، يجب أولاً شرحها ومعرفة معناها.

إدارة السجلات هو ذلك المصطلح الذي يُشير إلي كيفية إدارة والتحكم في السجلات وكذلك مراقبتها ومعرفة دورة عملها كاملة بداية من فترة دخولها الشركة إلي فترة انتهاء صلاحيتها، حيث يتضمن ذلك أيضاً عمليات التخزين، الفرز، وكذلك الاسترجاع. فالجدير بالذكر أن هناك نوعان من السجلات ألا وهما: السجلات الورقية التي يُمكن تخزينها وحفظها في صناديق والسجلات الإلكترونية التي يُمكن تخزينها وحفظها أونلاين.

ففي الأسطر القليلة القادمة، سوف نقوم بعرض كافة الجوانب المتعلقة بأهمية إدارة السجلات وكذلك توضيح تأثير ذلك على مدى كفاءة العمل.

1- سهولة الوصول

تعمل الأنظمة الخاصة بإدارة السجلات على تسهيل عمليات البحث والحصول على المعلومات المطلوبة وذلك عن طريق وجود وصف توضيحي خاص بكل سجل، وكذلك عن طريق الاستعانة بنتائج عمليات البحث التي تمت مُسبقاً بالإضافة إلي استخدام أنظمة إدارة المحتوى وذلك للتمكن من إدارة السجلات عند الحاجة.

2- الحفاظ على السجلات

للتمكن من الاحتفاظ بالسجلات الكاملة الخاصة بالشركة، فإنه من المُحبذ استخدام أنظمة إدارة السجلات وذلك للتمكن من إدارة وتنظيم السجلات من خلال خيارات الأرشفة ونقل البيانات.

3- الحصول على تقارير متابعة

تُعتبر تقارير المتابعة من أهم المميزات أو الخصائص التي تُوفرها أنظمة إدارة السجلات وذلك لأنها ا توفر كافة المعلومات المُتعلقة بتحديد المُستخدم الذي قام بعمل تغيير بعينه وفي أي وقت بالتحديد.

الخُلاصة

ففي الختام، لا يُمكن انكار أهمية نظام إدارة السجلات كأحد الأنظمة الهامة والحيوية التي تُساهم في زيادة كفاءة العمل وإنتاجيته.

كل ما تريد معرفته عن الأرشفة

إذا كنت من الأفراد الذين يفضلون اتباع واستخدام كافة الوسائل الإلكترونية الحديثة أو إذا كنت من الأفراد الذين يُفضلون الاستمرار في استخدام الورقيات، ففي كلا الحالتين فإنه من الضروري التعرف على الأرشفة وأهميتها. ولكن، قبل الخوض في توضيح أهمية الأرشفة، يجب أولاً توضيح معني الأرشفة.

الأرشفة هو ذاك المصطلح الذي يُشير إلي عملية تحويل الوثائق، السجلات، العقود، وغيرها من المستندات التي لم تعد ضرورية في الوقت الراهن إلي مكان آخر والاحتفاظ بها لمدة أطول.

لهذا، في الأسطر القليلة القادمة، سنقوم بتناول العديد من الجوانب الهامة الخاصة بالأرشفة والتي تُعتبر سمة ضرورية وأساسية من سمات هذا العصر.

1- أهمية الأرشفة

  • حفظ الوثائق في سرية تامة،
  • القدرة على التحكم في البيانات وكذلك نسخها وتعديلها،
  • الحفاظ على البيانات من الضياع،
  • وجود نظام أمني خاص بالأفراد المصرح لهم بالدخول فقط.

2- فوائد الأرشفة

  • القدرة على التحكم في البيانات والمعلومات وكذلك مراقبتها وإدارتها جيداً،
  • التأمين الجيد للمعلومات،
  • تسهيل سير العمل وكذلك زيادة إنتاجية الموظفين،
  • توفير الكثير من الوقت، الجهد، وكذلك المال،
  • القدرة على إدارة السجلات وذلك في كافة مراحل دورة عملها،
  • تحسين جودة الخدمة المُقدمة مما يؤثر بالإيجاب على إرضاء العميل،
  • التخلص الآمن من السجلات والمستندات وذلك عند انتهاء مدة صلاحيتها،
  • الوصول الآمن للمستندات الخاصة بك وقتما تشاء.

الخُلاصة

لا يُمكن انكار أن الأرشفة تعتبر من أحد الوسائل الهامة التي تُساعدك في إدارة وتحسين إنتاجية العمل وكذلك كسب رضا العميل وتقديم خدمة مميزة له. لهذا، فإنه يجب على صاحب العمل أن يقوم بدراسة ومعرفة فوائد أي وسيلة تكنولولجية حديثة قبل البدء في تطبيقها واستخدامها.

كيفية تحسين خدمة العملاء من خلال استخدم برامج إلكترونية والتخلص من المستندات الورقية

يُعتبر التحول من استخدام نظام الورقيات والمستندات إلي استخدام الأنظمة الإلكترونية لإدارة الأعمال والوثائق، من أحد الأساليب والتقنيات الهامة للشركات في الوقت الحاضر. فهذه التقنية، تُساهم في تحسين الخدمة المُقدمة للعميل. لهذا، هناك سؤال يطرح نفسه وهو كيف يرى العميل الخدمة المُقدمة له من قِبَل الشركة وهل هذه الخدمة كافية لإحتياجاته أم لأ. فمن خلال ذلك، يتوجب على أصحاب الأعمال جمع آراء العملاء وعمل استطلاع رأي أو عمل دراسة تحليلية تُوضح مدي استفادة العميل من الخدمات المُقدمة وآرائهم عنها. فمثل هذه التحليلات تُساهم في تقليل الفجوة بين ما يحتاجه العميل وبين ما يحصل عليه بالفعل من خدمات مُقدمة. فالبطبع، عدم حصول العميل على إحتياجاته يؤثر على ما يُسمى بـ “رضا العميل”.

بالإضافة إلي ذلك، يجب على جميع الشركات العمل على تحسين العمل وكفاءته وذلك من خلال إستخدام الطرق الجيدة كإستخدام نظام إدارة الوثائق إلكترونياً والحد من إستخدام الورقيات والمستندات وذلك لتحسين كفاءة العمل وتيسيير سير العمل.

ففي الأسطر القليلة القادمة، سنقوم بعرض وتوضيح أهمية نظام إدارة الوثائق والحد من استخدام الورقيات من أجل تقديم خدمة جيدة تحوذ على رضا العميل وكذلك تحسينها.

  1. تحسين كفاءة العمل،
  2. التحول إلي شركة إهتمامها الأول والأخير هو العميل وراحته،
  3. التحكم في العمل وإدارته بشكل جيد،
  4. تيسيير وتسهيل سير العمل،
  5. توفير الوقت والجهد المبذول،
  6. حماية المستندات والوصول إليها،
  7. زيادة كفاءة العمل وذلك من خلال تحسين التعاون بين زملاء العمل.

الخُلاصة

عند الحديث عن العمل وكفاءته، يُفضل البحث عن كافة الوسائل المُتاحة وذلك لتحسين العمل، زيادة الإنتاج، وتقديم خدمة جيدة تحوذ على رضا العميل وتجعله واجهة تسويقية للشركة وينصح بها معارفه لإستخدامها.

ماذا تعرف عن توثيق البرمجيات أو البرامج؟

يعتاد الكثير مننا لمصطلح “التوثيق” بصفة عامة ويعرف كلاً منا أهميته والسبب وراء استخدامه. فعلاوة على ذلك، هناك مصطلح آخر هام يجب معرفته ألا وهو “توثيق البرامج أو توثيق البرمجيات”. فهذا النوع من التوثيق يُساعد في إدارة الأعمال والمشروعات بشكل جيد.

فتوثيق البرامج أو البرمجيات هو دليل أو كُتيب لتوضيح وشرح طرق استخدام برنامج ما أو خدمة بعينها. فهذا النوع من التوثيق يشمل شرح وتوثيق خاص بالتسويق، توثيق وتوضيح خاص بالمُستخدم وطريقة الاستخدام، شرح وعرض التصميمات، وغيرها العديد والعديد من الخدمات.

ففي الاسطر القليلة القادمة، سنقوم بعرض وشرح أهمية وفوائد توثيق البرامج والبرمجيات ومدى أهمية ذلك لإدارة الأعمال.

أهمية توثيق البرامجيات

  1. تحسين كفاءة وسير العمل حيث أنها تُوضح المهام الخاص بكل عامل وتقسيمها بين أفراد القسم الواحد،
  2. المُساهمة في تحديد ومعرفة خصائص برنامج بعينه وذلك لتسهيل ذلك على المُستخدم،
  3. تقديم وتوفير حقائق وليس مجرد آراء حول المُنتج أو الخدمة المُقدمه.

أهمية عملية التوثيق بالنسبة للشركات

  1. التقليل من الفوضى في العمل وذلك لأنها توفر وتحدد مهام كل فرد وكذلك أفضل الطرق والوسائل المُتاحة لتحقيق تلك المهام،
  2. مُساعدة كلاً من فريق التسويق وفريق المبيعات وذلك لمعرفة المزيد عن الشركة وطبيعة عملها وبالتالي ينعكس ذلك على الخدمات المُقدمة للعميل ومدى مصداقيتها،
  3. بناء اسم وقيمة للشركة وذلك لأن عملية التوثيق تُساهم في فهم طبيعة الشركات وطريقة عملها،
  4. زيادة التعاون بين الموظفين وبعضهم البعض،
  5. مُساعدة الموظفين الجُدد على التعرف على الشركة ومهامها وطبيعة عملها.

الخُلاصة

يُعتبر التوثيق بشكل عام وتوثيق البرامج بشكل خاص من أحد أهم الوسائل والأساليب لتحسين نوعية العمل وكذلك إدارة الأعمال الخاصة بك جيداً.

أهمية استخدام نظام إدارة الوثائق للشركات

نظام إدارة الوثائق هو تقنية أو وسيلة تُستخدم لإدارة مستندات الشركة ومتابعتها والتحكم فيها. فهذا النوع من البرامج أو الأنظمة يُساعد الشركات والإدارات في تتبع وإدارة وحفظ الوثائق والمستندات إلكترونياً وذلك عن طريق استخدام الماسح الضوئي.

فمن الضروري بالنسبة لأصحاب الأعمال والشركات استخدام تلك التقنية ومواكبة العصر والتكنولوجيا الحديثة وذلك لتطوير العمل. لهذا، ظهرت الحاجة إلي معرفة كل ما يتعلق بنظام الوثائق وذلك قبل الشروع في تنفيذها في شركتك وعملك.

أهمية نظام إدارة الوثائق بالنسبة لعملك

  1. يرتبط هذا النظام ارتباطاً وثيقاً بنظام “إدارة المحتوى”: فالمقصود بالمحتوى هنا هو إدارة ومتابعة كيفية سير العمل،الوثائق، العقود، المستندات، وغيرها
  2. الحماية والتحكم في الوثائق والمستندات الهامة،
  3. الحد من الاستخدام الورقي والتقليل من عمليات النسخ والطباعة،
  4. القدرة على متابعة مسار سير الوثائق والمستندات وكذلك متابعة ومعرفة الشخص الذى قام بعمل تعديل ما في المستند،
  5. توفير الوقت والجهد،
  6. القدرة على الوصول إلي المستندات والوثائق عند الحاجة،
  7. خاصية استرجاع المستندات الهامة عند الحاجة.

فوائد نظام إدارة الوثائق

  1. سهولة الوصول،
  2. استرجاع المستندات،
  3. الحماية،
  4. متابعة سير العمل.

الخُلاصة

يُعتبر نظام إدارة الوثائق من أحد الأنظمة التي تُعزز كفاءة العمل وتُساهم في إدارة ومراقبة الوثائق بطريقة صحيحة وفعالة إلكترونياً.



جميع الحقوق محفوظة © 2020 - تصميم وبرمجة آيكونز