كل ما تريد معرفته عن الأرشفة

كل ما تريد معرفته عن الأرشفة

كتب بواسطة : Asmaa Hussein
في :

إذا كنت من الأفراد الذين يفضلون اتباع واستخدام كافة الوسائل الإلكترونية الحديثة أو إذا كنت من الأفراد الذين يُفضلون الاستمرار في استخدام الورقيات، ففي كلا الحالتين فإنه من الضروري التعرف على الأرشفة وأهميتها. ولكن، قبل الخوض في توضيح أهمية الأرشفة، يجب أولاً توضيح معني الأرشفة.

الأرشفة هو ذاك المصطلح الذي يُشير إلي عملية تحويل الوثائق، السجلات، العقود، وغيرها من المستندات التي لم تعد ضرورية في الوقت الراهن إلي مكان آخر والاحتفاظ بها لمدة أطول.

لهذا، في الأسطر القليلة القادمة، سنقوم بتناول العديد من الجوانب الهامة الخاصة بالأرشفة والتي تُعتبر سمة ضرورية وأساسية من سمات هذا العصر.

1- أهمية الأرشفة

  • حفظ الوثائق في سرية تامة،
  • القدرة على التحكم في البيانات وكذلك نسخها وتعديلها،
  • الحفاظ على البيانات من الضياع،
  • وجود نظام أمني خاص بالأفراد المصرح لهم بالدخول فقط.

2- فوائد الأرشفة

  • القدرة على التحكم في البيانات والمعلومات وكذلك مراقبتها وإدارتها جيداً،
  • التأمين الجيد للمعلومات،
  • تسهيل سير العمل وكذلك زيادة إنتاجية الموظفين،
  • توفير الكثير من الوقت، الجهد، وكذلك المال،
  • القدرة على إدارة السجلات وذلك في كافة مراحل دورة عملها،
  • تحسين جودة الخدمة المُقدمة مما يؤثر بالإيجاب على إرضاء العميل،
  • التخلص الآمن من السجلات والمستندات وذلك عند انتهاء مدة صلاحيتها،
  • الوصول الآمن للمستندات الخاصة بك وقتما تشاء.

الخُلاصة

لا يُمكن انكار أن الأرشفة تعتبر من أحد الوسائل الهامة التي تُساعدك في إدارة وتحسين إنتاجية العمل وكذلك كسب رضا العميل وتقديم خدمة مميزة له. لهذا، فإنه يجب على صاحب العمل أن يقوم بدراسة ومعرفة فوائد أي وسيلة تكنولولجية حديثة قبل البدء في تطبيقها واستخدامها.



جميع الحقوق محفوظة © 2020 - تصميم وبرمجة آيكونز