تعرف أكثر عن دورة سير العمل والأرشفة الالكترونية

تعرف أكثر عن دورة سير العمل والأرشفة الالكترونية

كتب بواسطة : Asmaa Hussein
في :

تعددت المسميات ولكن المفهوم والهدف واحد لم يتغير … فالكثير مننا وقع على أسماعه مصطلحات ومفاهيم مُتعددة مثل متابعة الصادر والوارد، متابعة المعاملات، متابعة المهام، أو متابعة سير العمل. فكل هذه المفاهيم رغم تعددها ، إلا إنها تُشير في الأساس إلي شئ واحد ألا وهو الأرشفة الالكترونية أو برامج إدارة الوثائق.

فمن الممكن أن تختلف برامج إدارة الوثائق في طريقة تشغيلها ووظائفها المحددة، ولكن في النهاية تشترك جميعها في الهدف الأساسي وهو إدارة الوثائق ومتابعة سير العمل بشكل إحترافي يُثمر عنه إنتاجية عمل بجودة وكفاءة عالية.

فالأرشفة سواء أكانت أرشفة الكترونية أو أرشفة ورقية فهي تلك العملية التي تهدف إلي حفظ وتصنيف المستندات وذلك لسهولة الوصول إليها وفهرستها وكذلك استرجاعها عند الحاجة. فهذا، بالطبع يؤثر على إنتاجية العمل وكفاءته وكذلك زيادة الأرباح وذلك نتيجة تقليل استخدام الأوراق وتوفير تلك التكلفة المُهدرة.

والجدير بالذكر أيضاً، أن عملية الأرشفة الإلكترونية تتم من خلال وضع وسوم أو وصوف خاصة بكل ملف الكتروني تم حفظه وذلك لسهولة الوصول إلي الملفات عند تخزينها وتميز كل ملف عن الآخر.

علاوة على ذلك، يُمكن القول بأن أي نظام خاص بالمؤسسات وإدارتها، يجب أن يتوافر فيه العديد من الخصائص الهامة التي تتعلق بالحماية وإعطاء الصلاحيات اللازمة للافراد المخول لهم فقط الاطلاع على تلك المستندات والوثائق الهامة. فهذا يضمن الحفاظ على المستندات وسريتها بالإضافة إلي مراقبة سير المعاملات ومعرفة من قام بالاطلاع على وثيقة بعينها ومن قام بعمل تعديل ما.
ومن هنا ظهرت الحاجة إلي نظام آخر متكامل لربط عمليات الارشفة وبرامج إدارة الوثائق، لهذا ظهر تطبيق مؤسسي آخر يُسمى “تطبيق إدارة موارد المؤسسات” والذي يحوي كل المعلومات التي تتعلق بالموظفين وتاريخهم.

الخُلاصة

يُمكن التنويه على أن تاريخ برامج إدارة الوثائق يرجع إلي الثمانينات. ففي الأونة الأخيرة أصبحت مثل هذه البرامج من الأساسيات التي يجب توافرها في أي مؤسسة عمل وذلك لتوفير الكثير من الوقت والجهد وكذلك ضمان كفاءة العمل وزيادة الإنتاج.



جميع الحقوق محفوظة © 2020 - تصميم وبرمجة آيكونز