العلاقة بين إدارة السجلات وتحسين كفاءة العمل

العلاقة بين إدارة السجلات وتحسين كفاءة العمل

كتب بواسطة : Asmaa Hussein
في :

لقد شاع تداول مصطلح “إدارة السجلات” في الآونة الأخيرة في مجال إدارة الأعمال، التكنولوجيا، وعالم الانترنت. فقبل الحديث عن أهمية إدارة السجلات ومدى تأثيرها على كفاءة الإنتاج، يجب أولاً شرحها ومعرفة معناها.

إدارة السجلات هو ذلك المصطلح الذي يُشير إلي كيفية إدارة والتحكم في السجلات وكذلك مراقبتها ومعرفة دورة عملها كاملة بداية من فترة دخولها الشركة إلي فترة انتهاء صلاحيتها، حيث يتضمن ذلك أيضاً عمليات التخزين، الفرز، وكذلك الاسترجاع. فالجدير بالذكر أن هناك نوعان من السجلات ألا وهما: السجلات الورقية التي يُمكن تخزينها وحفظها في صناديق والسجلات الإلكترونية التي يُمكن تخزينها وحفظها أونلاين.

ففي الأسطر القليلة القادمة، سوف نقوم بعرض كافة الجوانب المتعلقة بأهمية إدارة السجلات وكذلك توضيح تأثير ذلك على مدى كفاءة العمل.

1- سهولة الوصول

تعمل الأنظمة الخاصة بإدارة السجلات على تسهيل عمليات البحث والحصول على المعلومات المطلوبة وذلك عن طريق وجود وصف توضيحي خاص بكل سجل، وكذلك عن طريق الاستعانة بنتائج عمليات البحث التي تمت مُسبقاً بالإضافة إلي استخدام أنظمة إدارة المحتوى وذلك للتمكن من إدارة السجلات عند الحاجة.

2- الحفاظ على السجلات

للتمكن من الاحتفاظ بالسجلات الكاملة الخاصة بالشركة، فإنه من المُحبذ استخدام أنظمة إدارة السجلات وذلك للتمكن من إدارة وتنظيم السجلات من خلال خيارات الأرشفة ونقل البيانات.

3- الحصول على تقارير متابعة

تُعتبر تقارير المتابعة من أهم المميزات أو الخصائص التي تُوفرها أنظمة إدارة السجلات وذلك لأنها ا توفر كافة المعلومات المُتعلقة بتحديد المُستخدم الذي قام بعمل تغيير بعينه وفي أي وقت بالتحديد.

الخُلاصة

ففي الختام، لا يُمكن انكار أهمية نظام إدارة السجلات كأحد الأنظمة الهامة والحيوية التي تُساهم في زيادة كفاءة العمل وإنتاجيته.



جميع الحقوق محفوظة © 2020 - تصميم وبرمجة آيكونز