أهمية استخدام نظام إدارة الوثائق للشركات

أهمية استخدام نظام إدارة الوثائق للشركات

كتب بواسطة : Asmaa Hussein
في :

نظام إدارة الوثائق هو تقنية أو وسيلة تُستخدم لإدارة مستندات الشركة ومتابعتها والتحكم فيها. فهذا النوع من البرامج أو الأنظمة يُساعد الشركات والإدارات في تتبع وإدارة وحفظ الوثائق والمستندات إلكترونياً وذلك عن طريق استخدام الماسح الضوئي.

فمن الضروري بالنسبة لأصحاب الأعمال والشركات استخدام تلك التقنية ومواكبة العصر والتكنولوجيا الحديثة وذلك لتطوير العمل. لهذا، ظهرت الحاجة إلي معرفة كل ما يتعلق بنظام الوثائق وذلك قبل الشروع في تنفيذها في شركتك وعملك.

أهمية نظام إدارة الوثائق بالنسبة لعملك

  1. يرتبط هذا النظام ارتباطاً وثيقاً بنظام “إدارة المحتوى”: فالمقصود بالمحتوى هنا هو إدارة ومتابعة كيفية سير العمل،الوثائق، العقود، المستندات، وغيرها
  2. الحماية والتحكم في الوثائق والمستندات الهامة،
  3. الحد من الاستخدام الورقي والتقليل من عمليات النسخ والطباعة،
  4. القدرة على متابعة مسار سير الوثائق والمستندات وكذلك متابعة ومعرفة الشخص الذى قام بعمل تعديل ما في المستند،
  5. توفير الوقت والجهد،
  6. القدرة على الوصول إلي المستندات والوثائق عند الحاجة،
  7. خاصية استرجاع المستندات الهامة عند الحاجة.

فوائد نظام إدارة الوثائق

  1. سهولة الوصول،
  2. استرجاع المستندات،
  3. الحماية،
  4. متابعة سير العمل.

الخُلاصة

يُعتبر نظام إدارة الوثائق من أحد الأنظمة التي تُعزز كفاءة العمل وتُساهم في إدارة ومراقبة الوثائق بطريقة صحيحة وفعالة إلكترونياً.



جميع الحقوق محفوظة © 2020 - تصميم وبرمجة آيكونز